El departamento de Contraloría de PRONACA se encontraba en búsqueda de una solución informática que le ayude para optimizar el tiempo de sus recursos destinado a la generación del informe al directorio. Muchos recursos se destinaban para este propósito todos los meses, lo cual significaba costos importantes para la empresa.

Tomando como base esa necesidad de automatizar los procesos de generación de información para el informe al directorio, BAYTEQ desarrolló un Sistema de Información Financiera (SIF), que es un sistema colaborativo basado en Microsoft Office System para el manejo de:

• Extracción de información del Sistema BAAN: información contable. Casi todas la información está en el Sistema BAAN, sin embargo, una buena parte de se construye a partir de los reportes contables que se disponen actualmente. Para recopilar la información se requería que el personal de contabilidad dedicara tiempo para esta tarea, provocando la demora para entregar la información consolidada. Para ello se desarrolló un software para la ejecución automática de los reportes durante la noche, y la transformación de los mismos al formato necesario para la consolidación de la información. Esto significa un ahorro importante en el tiempo para la disponibilidad de la información.
• Extracción de Cubos de Información: Otra fuente de información son los cubos multidimensionales, donde se almacena entre otras cosas la información de volúmenes de venta. Se desarrolló un componente de software que extrae de manera automática la información mensual y genera los gráficos de ventas que formarán parte del informe consolidado final.
• Ingreso de Información Manual: Bayteq desarrolló componentes de Office System que permiten a los contadores de las empresas del Grupo PRONACA incorporar información al repositorio del Sistema SIF para poder generar reportes consolidados, en vista que dicha inormación no se encuentra actualmente disponible en un sistema.
• Generación de Reportes Financieros: Con la información extraída los contadores desde Excel cambiaban manualmente el formato del reporte hasta llegar al formato requerido para el informe al directorio. En Excel utilizaban ciertas fórmulas que les ayudaban a validar la información y cuadrarla. Se desarrolló componentes de Office System que les permiten a los contadores consultar la información de manera sencilla y que generar el reporte en el formato requerido de manera automática, y al mismo tiempo manteniendo la flexibilidad del Excel para sus fórmulas de validación y cuadre.
• Generación de Presentación al Directorio: Como resultado final del sistema se genera la presentación en formato PowerPoint para el directorio, esta presentación es bastante extensa por lo que la automatización de esta tarea también significa un ahorro no despreciable en tiempo de los recursos de la empresa.
• Portal interno de información: Con la utilización de Microsoft SharePoint, BAYTEQ creó un portal interno donde reside la información generada y que permite a los miembros del directorio contar con los archivos digitales de la presentación de manera previa, y para su consulta en cualquier momento. Este portal sirve también para el manejo de versiones de los archivos base sobre los cuales se generó la presentación, dado que cada contador es responsable de validar la información de su línea de negocio. El portal permite también controlar los permisos de acceso a la información.