La Unidad de Proyectos de Sistemas de Información (UPSI) de la Universidad Técnica Particular de Loja (UTPL), tiene como una de sus responsabilidades el diseño, implementación e integración de soluciones informáticas al interior de la UTPL , la mismas que servirán de apoyo para las distintas áreas de la universidad tanto a nivel administrativos, como académico, dentro de este contexto la UPSI determinó la necesidad de contar con una solución que le permita un mejor manejo de sus proyectos, debido a que una vez iniciado cualquier proyecto, se comienza a generar una gran cantidad de información de distinta índole, la misma que se ubicaría en un repositorio centralizado para poder actualizar y mantener un control sobre dicha información, y de esta forma facilitar el acceso y consulta por parte de todos los miembros del equipo. Tomando como base esa necesidad de centralizar y compartir información entre todos los participantes de un proyecto de desarrollo de software, BAYTEQ apoyó en la implantación de un portal para el manejo de:

• Colaboración del equipo : Para compartir información entre todos los miembros del equipo, y que la misma este disponible en todo momento como soporte y ayuda para ellos.
• Reuniones de trabajo : Para planificar reuniones entre distintos miembros del equipo, controlar la asistencia de los mismos y tener una herramienta de ayuda como memoria sobre los temas tratados, discusiones efectuadas y tareas pendientes que surgen en las mismas. Definiéndose áreas de trabajo específicas para los distintos tipos de reuniones (p.ej. reuniones de diseño, reuniones de seguimiento, reuniones de avance, entre otras)
• Asignación y control de tareas : Para contar con un mecanismo de calendarización, asignación de tareas y control de cumplimiento de las mismas
• Estado del proyecto : Para mantener la visibilidad general del proyecto, el producto, y los distintos equipos de trabajo. Por otra parte permitirá el control y seguimiento de los riesgos que afronta el proyecto en base a exposición dada en función de la probabilidad de ocurrencia e impacto asociado.
• Control de calidad : Para instrumentar el proceso de aseguramiento de calidad y específicamente el manejo de las pruebas del sistema, reporte de incidentes y defectos, así: Reporte del equipo de desarrollo sobre los componentes construidos que están listos para ser probados Planes de pruebas planificados y resultados de los mismos Reporte de incidentes, defectos y errores, con el control de re-pruebas efectuadas
• Manejo de requerimientos de cambio : Para mantener centralizada la información de requerimientos de cambio al sistema, su estado y decisiones relacionadas con dichos requerimientos:
• Administración de riesgos : Para tener un manejo proactivo de los riesgos que afectan a un proyecto, su valoración en función de impacto y probabilidad de ocurrencia, su asignación para control y planificación de planes de contingencia y mitigación:
• Manejo de acciones de mitigación y contingencia